Pytając o znaczenie słów “event management” wiele osób nie będzie wiedziało z czym powinni to skojarzyć. A przecież dla niektórych osób jest to taka sama praca, jak dla innych praca na hali produkcyjnej przy tworzeniu samochodów lub zabawek dla dzieci.
Organizacja eventów
Event management to całość wydarzeń związanych z organizowaniem eventów, wydarzeń promocyjnych wielkich rozmiarów. W naszym kraju już od dawna są specjalne agencje eventowe, które są odpowiedzialne za planowanie tego rodzaju wydarzeń, dzięki czemu ogarnięcie wszystkiego jest o wiele łatwiejsze i staranniejsze. Realizowanie wydarzenia na wielką skalę to tak naprawdę wiele małych części, które po zebraniu w jedno dają właśnie sprawną komunikację pomiędzy ludźmi współpracującymi przy tym projekcie.
Event marketing w Polsce
Jak się okazuje pojęcie “Event marketingu” w Polsce jest stosunkowo nowe. Jeszcze do 2000 roku takie sformułowanie zastępowano słowami “organizacja imprez”, “planowanie wydarzeń”. Za sprawą pojawiających się publikacji sformułowanie “event marketing” na stałe zagościł w naszym słownictwie określając, że jest to forma komunikacji z określoną grupą odbiorców z wykorzystaniem wydarzeń. Tego pojęcie nie można jednak mylić z event management. Marketing jest narzędziem zintegrowanej komunikacji marketingowej, który wykorzystuje różnego rodzaju wydarzenia. Podsumowując – jest to marketing z wykorzystaniem eventu. Event management to całościowy proces zarządzania organizacją wydarzeń.
Jak zorganizować wydarzenie?
Każdy doświadczony w swojej dziedzinie event manager doskonale będzie wiedział jak zorganizować takie wydarzenie, niezależnie od jego skali oraz od osób zlecających mu takie zadanie. Co więcej, ma już od dawna opracowany plan, który pozwala mu poruszać się po tych wszystkich kontaktach z osobami, które będą mu potrzebne do wykonania swojego planu. Niech jednak nikt nie myśli, że nawet osoba, która zna już branżę od podszewki nie męczy się przy planowaniu takiego projektu. Każdy klient jest inny i każdy ma zupełnie inne wymagania. Dokładne zaplanowanie wszystkiego wymaga czasu i pomaga również w przyszłości zaoszczędzić mnóstwo… czasu.
Plan i harmonogram
Organizator eventów w pierwszej kolejności powiem mieć plan na odpowiedni harmonogram zadań dla każdego członka swojego zespołu. Zaplanowanie wszystkiego krok po kroku już na pierwszym spotkaniu sprawia, że kontrola wszystkiego na etapie realizacji będzie o wiele wygodniejsza i bardziej sprawna. Harmonogram usprawnia w znaczny sposób komunikację nie tylko między podwładnymi a szefem, ale również pomiędzy sobą. Nie wszyscy event managerowie są zwolennikami takiego rozplanowania wszystkiego, bowiem uważają, że lepszy jest szybki telefon, mail, czy umówione spotkanie. Jeżeli jednak w jednym czasie organizujemy kilka spotkań o szerokiej skali, to uda nam się wszystko dokładnie zaplanować i zapamiętać? Marne szanse. Istnieje pewna złota zasada, która mówi, że godzina czasu poświęcona na planowanie projektu pozwala zaoszczędzić do 20 godzin w trakcie realizacji. Taki argument jest bardzo przekonywujący.
Zaczynamy pracę
Praca przy eventach jest fajna. Aczkolwiek osoby, które do tej pory nie miały styczności z taką branżą mogą ją źle zrozumieć. Wydawać by się mogło, że jest to praca ze znanymi osobistościami, możliwość uściśnięcia im ręki, wykonanie sobie selfie lub coś podobnego. Nic bardziej mylnego. Praca przy organizowaniu takiego wydarzenia to dużo stresów, nerwów, ciąg nieprzespanych nocy, której efektem jest wielkie wydarzenie, które wszyscy będą podziwiać za organizację, dopięcie szczegółów nawet bardzo często na ostatnią chwile. Zarządzanie eventami to sprawny proces komunikacji w zespole, odpowiednie nastawienie (uda nam się na pewno, a nie chyba będzie dobrze?), sprawne i solidne działanie, a nie czekanie na to, aż ktoś się tego podejmie i korzystanie z dostępnych narzędzi ułatwiających nam realizację postawionych przed sobą priorytetów. Wtedy praca przy eventach da nam ogrom satysfakcji.
