Zakładając działalność gospodarczą dość szybko zderzamy się z problemem znalezienia odpowiedniego lokalu na pomieszczenie biurowe. Konkretny adres należy przecież podać w CEIDG jako główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. Biuro nie musi być naszym miejscem zamieszkania. Z powodzeniem pomieszczenie o takim przeznaczeniu można wynająć. Pomagają w tym odpowiednie agencje lub platformy, jak Realko. Jakie kwestie należy przedyskutować z wynajmującym zanim zdecydujemy się na konkretną lokalizację?
1. Możliwość założenia działalności gospodarczej
Nie każdy lokal nadaje się do tego, aby móc stać się siedzibą naszej firmy. Jeśli chcemy rejestrować firmę pod konkretnym adresem, musimy dysponować tytułem prawnym do lokalu. Nie zawsze oznacza to własność czy współwłasność. Może być również umowa najmu. Wynajmujący musi być poinformowany o naszych planach i uwzględnić je w umowie. W przeciwnym razie może uznać, że najemca go oszukał a to powód do zerwania umowy ze skutkiem natychmiastowym.
2. Sprawdzenie statusu prawnego lokalu
Bywa, że wynajmujący lokal sam jest jego najemcą. Jest to zgodne z prawem, ponieważ w jednym lokalu może być założonych nawet kilka działalności gospodarczych. Jednak trzeba się upewnić czy wynajmujący posiada uprawnienia do podnajmowaniu lokalu kolejnym osobom. I czy właściciel lokalu wyraża zgodę na zakładanie w nim działalności gospodarczej.
3. Faktura za wynajem
Sprawdzając status wynajmującego warto jednocześnie dopytać o możliwość otrzymania faktury VAT 23 proc. za wynajem. Gdy wynajmujący jest czynnym VAT-owcem jest to możliwe. W przypadku platform takich, jak Realko również istnieje taka możliwość. Gorzej jest w sytuacji, gdy wynajmujący jest osobą prywatną, nie prowadzącą działalności. W takiej sytuacji VAT-u nie da się odliczyć.
4. Rachunki za media
Media, jakie znajdują się w wynajmowanym lokalu, można rozliczać w ramach firmy. Warto zwrócić uwagę na to, jakiego typu są to media. Jeśli działalność nie wymaga korzystania z gazu to w sytuacji gdy będziemy go chcieli rozliczyć w kosztach, może być to punkt zakwestionowany przez urzędników. Do rozliczenia mediów nie są niezbędne faktury.
5. Adres publicznie dostępny
Przedsiębiorca jest zobowiązany podać adres swojej działalności gospodarczej do CEIDG. W tym rejestrze adres jest więc publicznie dostępny. Można go wyszukać w Internecie. Jeśli planujemy, aby biuro było również naszym miejscem zamieszkania, może to być problematyczne. Prowadząc działalności o charakterze mobilnym (na przykład usługi, świadczone w domach klientów), nie ma konieczności podawania do CEIDG adresu wykonywania działalności.
6. Wyższy podatek od nieruchomości
Prowadząc działalność gospodarczą należy się liczyć z wyższym podatkiem od nieruchomości. Nie odpowiada za niego wynajmujący, ale właściciel lokalu. Sytuacja może być problematyczna w przypadku zamieszkiwania w miejscu wynajmowanego lokalu. Najemca może chcieć podnieść opłaty z tytułu wyższego podatku. Należy mu uświadomić, że taka podwyżka może dotyczyć tylko części biurowej lokalu, nie zaś służącej do zamieszkania. Ta część podlega standardowemu podatkowi.
Jeśli przeraża nas konieczność pilnowania wielu kwestii, dotyczących wynajmu, najlepiej skorzystać z fachowej pomocy. Platformy typu Realko mają swoją bazę lokali o zweryfikowanym statucie prawnym, czyli bez niemiłych niespodzianek dla wynajmującego. Warto pamiętać, że od 2016 roku adres prowadzenia działalności nie ma wpływu na urząd skarbowy, w którym jest rozliczany VAT. Chcąc rozliczyć koszty wynajmu biura można się posłużyć prostym programem do księgowości online.
